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对于制造企业来说，物料管理的地位不言而喻。成千上万的物料，如果没有唯一的物料编码，而仅仅以物料名称或其他方式作为管理依据，很难想象企业如何合理管理物料。

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物料的名称、规格等都不能自己作为一个区别物料的标示，同名同规格的物料总是可以存在的。要实现企业物料的科学管理，物料编码是基础。

为了实现物料的统一编码，许多企业，特别是大中型企业，通常都有一个独立的物料编码机构，或组织专门的编码培训课程。然而，往往事实证明，相关执行部门最终并没有严格按照物料编码规则进行编码，工作也没有达到预期的效果。物料编码也与企业标准化密切相关。许多企业已经花费了大量的人力物力实施标准化(模块化设计)，再次是收集图纸，设定标准，一干就是几年。但是最终，它往往不会成功。物质编码是一件简单的事情，但它绝对不是一件容易做好的事情;它是一件重要而有意义的事情，但它绝对不是每个企业都能做好的事情。

一、物料编码的功能

物料编码是一种管理工具，使用简短的文字、符号或数字来表示物料、产品名称、规格或类别以及其他相关事项。在一个物料非常简单，物料种类很少的工厂，有没有物料编码并不重要，但是在一个物料几百上千或者上万的工厂，物料编码就显得尤为重要。此时物料的收发、验收、领料、跟进、盘点、保管等工作异常频繁，借助物料编码提高各部门的效率，各种物料的数据传递迅速，意见沟通更容易。材料编码的功能如下:

1.提高材料数据的准确性;

物料代码可以对物料的所有活动进行检查，如发货、验收、请购、跟踪、库存、存储和记录，因此物料数据更加正确。至于一物多名，就不会出现一物多名或者事物名称混乱的现象。

2、提高物料进行管理的工作学习效率；

采用系统化的材料整理，用材料代码代替书面描述，材料管理简单方便，提高了工作效率。

3.有利于计算机管理；

物料管理实施后，对物料进行彻底的编码，可以进一步利用计算机进行更有效的处理，以达到物料管理的效果。

4.降低材料库存和成本；

物料进行编码利于物料库存量的控制，同时也有利于呆料的防止，并提高公司物料信息管理会计工作的效率，因此可减轻资金的积压，降低生产成本。

5.防止重大欺诈事件的发生;

物料一旦编码，正确快速的记录物料，物料存放有序，可以减少造假的发生。

6.易于获取材料;

库存物资以正确统一的名称和规格进行编码。从材料部门领料和从材料仓库发料都非常方便。

7、便于进行压缩过程中物料的品种、规格。

对材料进行编码，可以统一、合并和简化某些性能相似或相同的材料，压缩材料的品种和规格。

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二、物料编码的误区

图号作为物料编码

随着信息技术的不断进步，我国大多数企业都在使用CAD等辅助设计系统。由于设计管理规范的要求，每张图纸都会有一个图号，所以大多数企业直接用图号作为材料编码。但是，使用图号作为材料代码会有以下问题:

1、由于技术部门不负责原材料的管理，原材料没有数字编号;

2、图号并不唯一；

很多学生使用图号作为一个物料进行编码的企业，他们自己一直研究认为这是一种比较科学合理的。图号能够表述物料的唯一性吗？他们一般认为：“可以……但是，极个别的不能。”为什么极个别的不能？同样一张设计施工图纸，可以选择使用不锈钢制造，也可以有效使用镀锌板制造，两种方式不同的原材料制造发展出来的产品，我们国家能够说是一样的吗？但他们的图号确实存在就是一样的。

3.图号本身的管理不规范;

大部分RD部门对图纸编号的编码管理并不严格。不同的设计师、不同的设计团队遵循不同的编码规则，导致后续的图号使用混乱，图号作为材料编码更加不合适。因为

4.表达大量信息需要材料代码

由于缺乏物料编码的经验，一些企业往往希望制定一套通用的规则，一看到编码就能知道物料的所有信息。包括物料类型、属性、供应商信息，甚至存储仓库信息。这些对编码的高期望都是因为缺乏编码经验造成的。期望越高，失望越大。编码就是编码，它不能表达太多它根本无法承载的信息。

5、把制定一个编码进行规则的工作时间交给个别人或部门去完成

企业的管理层通常将编码工作委托给技术部门或一些高级职员来完成。这种方法忽略了一个事实，即编码实际上最常被物料管理和财务部门使用，而不是由制定编码规则的技术部门使用。编制物资规范，应当联合技术部、物资管理部、财务部，组建编制队伍共同完成。

三、物料编码的原则

材料编码必须符合材料编码原则。合理的物料编码必须满足以下基本原则:★简单性★分类扩充性★完整性★单一性★一致性★可扩展性★组织性★对计算机管理的适应性★充分性。

　　1、简单性

编码的目的是为了简化物料管理，如果编码过于复杂，就违背了编码的目的。因此，文字或图形的编码应简洁明了，既节省了阅读、填写、抄写时间和程序，又减少了出错的机会。

　　2、分类展开性

物料比较复杂，物料代码分类后需要细分。如果采用阿拉伯数字十进制，每段最多只能有十个细分项，如果采用英文字母，每段有26个细分项。但细分项目太多的话，很难找到，细分项目太少的话，分类太慢，通常五到九个细分项目分类比较好。例如，使用阿拉伯数字十进制，当有十八项时，可采用以下方法扩展分类。

　　3、完整性

在物料进行编码时，所有的物料都应有物料编码可归，这样一个物料编码方式才能形成完整。若有些企业物料找不到赋予之物料编码，则很显然物料编码技术缺乏系统完整性。

新产品和新材料很容易破坏材料代码的完整性。因此，每生产一种新材料，就应当指定一种新的材料编码，不需要新的材料编码，采购部门就不能进行采购，即使没有编码的新材料采购，仓库或者会计部门如果发现采购订单中缺少材料编码，就应当要求采购部门填写材料编码，否则就不予储存或者付款。这确保了材料代码的完整性。

　　4、单一性

材料编码的单一性是指一个材料编码只能代表一种材料，同一种材料只能找到一个材料编码，但绝不是一种材料有几个材料编码，或者一个材料编码有几个材料。一般来说，只要物料的物理或化学性质发生变化，只要物料要入库，就必须给它们分配一个代码。比如一个零件只能通过冲压、钻孔、喷漆三个工序来完成。如果物料的三个工序在同一个车间完成，不改变加工单位，即冲压后立即钻孔，接着喷漆，中间没有入库或入库处理，那么可以给物料一个编码。如果物料的三个工序不是在同一个车间完成的，并且它们的顺序是冲压、入库、领料、钻孔、入库、领料、喷漆和入库，则必须取不同的物料代码，以便在库存管理中区分物料的三种状态。例如:三个代码a、b和c分别代表三种不同加工状态的材料。

　　5、一贯性

材料代码应当是统一和一致的，并应当在年龄分类被用作标准时继续使用，在分类过程中不改变原籍地或姓氏，这必须按部分或等级进行。

　　6、伸缩性

物料编码应考虑未来新产品的开发和产品规格的变化，以及物料膨胀或变化的情况。要预留物料的灵活性，不能只根据物料的现状来安排物料编码，否则新物料生产时，新物料就没有编号可编。

　　7、组织性

物料进行编码依其编码的系统，作井然有序的组织与排列，以便学生随时可从物料信息编码查知某项活动物料帐卡或数据。物料通过编码的组织性，对物料成本管理人员可以直接省掉不必要的麻烦。

　　8、适应电脑管理

计算机应用程序越来越流行，因此在编码时必须考虑到输入的便利性，例如尽可能短的编码，使用其他符号，例如“#”、“-”、“*”等。

　　9、充足性

材料编码中必须使用足够的文字、标记或数字，使单项材料编码能够代表所有单项材料，满足未来材料扩展的实际需要，避免特殊材料出现无编号编码。否则会破坏材料系统，浪费时间，耽误工作。

　　10、易记性

在不损害上述九项原则的情况下，物料编码应选择易记的字符、符号或数字，或具启发性及联想特色。但是这个原则是一个次要的原则，如果上面提到的九个原则都是完整的，但是缺乏这个原则的物质编码，它仍然是一个优秀的物质编码。

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四、物料编码的技巧

1.编码规则应尽可能反映物料类别。

物料大类学生可以通过让我们对物料的类别有一个国家直接的判断。比如对于我们自己每天都在进行使用中国移动电话，如果需要我们应该看到号段的号码，就知道是移动的来电。大类的划分原则往往是：第一码：产成品、半成品、原材料、辅料、低值易耗，主要供财务人员使用；第二码：真正的类别，依据我国企业发展不同的情况以及具体研究制定。

2.编码长度要适中。

按照人的记忆学习习惯，7-13位的编码是比较进行合理的。

3.尽量不要使用特殊代码。

很多企业物料进行编码的初衷主要是为了能够清晰直观明了地表述不同物料，如将钢板编码成GB，简单方便易懂。但随着物料产品种类的增加，以GB编码的物料也不再使用仅限于“钢板”，“钢笔”就以GB命名。

4、避免企业使用难以进行交流和区别的字符。

文字代表了中华民族深厚的文化底蕴，Pinyin被认为是世界上最复杂的文字之一。如果它只是一个语音字母，如g和J，大量的人将难以区分，因为非标准的发音。此外，小写的l与打印出来的数字1没有区别，O与打印出来的数字0没有区别，依此类推。在编码规则的过程中，应尽量避免使用这些容易混淆的字符。

5.不要对可能改变的信息进行编码。

什么信息可以改变？举一个最简单的例子，许多公司现在都有员工编码规则:部门编号+管道代码。我认为这是最不合理的代码，如果员工变动或工作变动，代码不能准确地描述自己的部门。如果员工和工作变动频繁，代码已成为企业的困扰

五、如何有效实施物料编码

很多中小企业在花费了大量的人力、物力和财力制定出一套社会科学的、合乎中国企业发展实际工作情况的物料编码技术体系后，就像他们可以制定的其他厚厚的管理会计制度设计文件一样，被锁进了黑暗的文件柜中，仅仅在我们进行分析相关产品质量控制体系认证时拿出来使用。当然，有同行过来参观的时候，也会时常拿出来进行炫耀。

建立完善的物料编码规则只是物料编码工作的第一步。如何使编码规则真正在企业中得到贯彻，改进和解决企业管理中技术、物资管理、财务分工、多种编码共存、各种物资术语混淆等问题，是物资编码工作中最具实质性的环节。有两种有效实施材料编码的方法:

1、软件管理系统的实施

实施ERP等信息化软件系统固化物料代码是最简单、最有效的方法。ERP系统将根据建立的物料编码规则，自动生成编码。ERP系统具有方便查询、分类等功能，还可以让员工快速体验到统一编码的好处，并积极配合编码的实施。ERP和PDM系统中合理的编码规则结合查询和分类功能，将对企业标准化的实施产生直接的积极影响。

2、设置专人负责编码。

如果一个企业发展尚不具备实施ERP、PDM等信息化技术系统的条件，要实现物料进行编码规则的贯彻执行，唯一的办法就是可以通过自己制定物料内部控制制度流程，设定专人控制物料编码。在流程的执行教学过程中，严格遵守物料编码唯一出口中国原则。

为了有效实施物料编码规则，在实施组织设置和实施物料编码过程中必然存在一些不足。因此，设立专门的物资管理人员是一种行之有效的方法。

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